Para los programadores resulta muy engorroso trabajar con datos bajo su forma de nivel bajo, es decir los bits. En vez de ello, preferimos trabajar en forma de dígitos decimales, letras y símbolos especiales (caracteres).

Los programadores crean programas y elementos de datos como caracteres; a continuación, las computadoras manipulan y procesan dichos caracteres como patrones de bits.

Un campo, a su vez, es un grupo de caracteres que contiene un significado (nombre, dirección de una persona,...), un registro (struct) se compone de varios campos de información relacionada y un archivo, es un grupo de registros relacionados.

Para facilitarla recuperación de registros específicos a partir de un archivo, por lo menos, un campo de cada registro es seleccionado como registro clave. El tipo más conocido para organizar registros es el archivo secuencial. A veces un grupo de archivos relacionados se conoce como una base de datos. Una colección de programas diseñadospara crear y administrar bases de datos se conoce como sistema de administración de bases de datos (DBMS)

Los elementos de datos procesados por las computadoras forman una jerarquía de datos, los elementos de datos se convierten en más grandes y más complejos en cuanto a estructura conforme progresamos desde los bits, hacia los caracteres (bytes), hacia los campos y así sucesivamente.